Verwaltungsangestellte*r im Institutssekretariat (w/m/d)

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Am Musikwissenschaftlichen Seminar der Universität Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die folgende Stelle unbefristet zu besetzen:

Verwaltungsangestellte*r im Institutssekretariat (w/m/d) Teilzeit mit 19,75 Wochenstunden

Die/Der Institutsverwaltungsangestellte bearbeitet in engem Kontakt mit dem Direktorium die anliegenden Verwaltungsangelegenheiten.

Ihre Aufgaben:

• Koordination des Publikums- und Postverkehrs
• Aktenführung
• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Verwaltung der aversalen Mittel des Seminars
• Verwaltung der Raum- und Stundenpläne
• Verwaltungsmäßige Betreuung der Räume und Schlüssel(karten)-Führung
• Vorbereitung von Anträgen bei Lehrbeauftragten und Hilfskräften auf Anweisung des Vorgesetzten
• Betreuung von Besuchern und Gästen aus dem In- und Ausland
• Unterstützung bei der Organisation von Gastvorträgen und wissenschaftlichen Veranstaltungen des Seminars
• Unterstützung der Hausdirektion

Ihr Profil:

• Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen im Büromanagement und in der Verwaltung von Finanzen
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Verantwortungsbewusstsein
• Organisationstalent, Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit
• Kommunikationsfähigkeit
• Sichere Anwendung der EDV-Programme

Die Vergütung erfolgt nach TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 01.12.2025 in einer PDF-Datei per E-Mail an den Geschäftsführenden Direktor des Seminars, Prof. Dr. Christoph Flamm, christoph.flamm@zegk.uni-heidelberg.de senden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt