Gesetzesänderungen 2026: Das müssen HR und Arbeitgeber wissen

Aufgrund zahlreicher Gesetzesänderungen 2026 müssen Arbeitgeber und HR-Kräfte im Sozialwesen einen ganzen Katalog an Neuerungen in ihrem Arbeitsalltag berücksichtigen. Die Änderungen betreffen unter anderem das Arbeitsrecht, die Vergütung, die Arbeitszeit, die KI-Regulierung und die Entgeltabrechnung. Der folgende Beitrag bietet einen Überblick über alle Gesetzesänderungen, die 2026 für Unternehmen und Einrichtungen im Sozialwesen relevant werden.

• Der Mindestlohn steigt seit dem 01.01.2026 auf 13,90 Euro pro Stunde.
• Die Minijob-Verdienstgrenze liegt seit dem 01.01.2026 bei 603 Euro pro Monat.
• Bis zum 07.06.2026 muss die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in Deutschland umgesetzt werden.
• Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Ein Warten auf ein konkretes Gesetz ist nicht zulässig.
• Im Zuge des EU-AI-Act müssen Unternehmen KI-Kompetenz und einen kontrollierten KI-Einsatz schulen.
• Zahlreiche Änderungen in der Sozialversicherung und Lohnsteuer müssen von Arbeitgebern beachtet werden.

Entgelttransparenz: Frühzeitige Information und erklärbare Gehälter

Bis spätestens 07.06.2026 muss die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) in nationales Recht umgesetzt werden. Sie verfolgt das Ziel, für faire und transparente Gehälter zu sorgen. Für Arbeitgeber heißt das praktisch: Gehälter müssen künftig erklärbar sein und nicht aus der Erfahrung heraus festgelegt werden. So sollen Bewerber frühzeitig Informationen zum Einstiegsgehalt bzw. zur Gehaltsspanne erhalten. Bei Konflikten liegt die Beweislast künftig beim Arbeitgeber. Er muss stärker als bisher darlegen können, dass Gehaltsunterschiede sachlich begründet und nicht diskriminierend sind.

Auch das Recruiting selbst wird transparenter. Denn eine sauber formulierte Gehaltsspanne bereits in der Stellenausschreibung reduziert Rückfragen und beschleunigt die Besetzung der vakanten Stellen. Zudem wird Entgelttransparenz von Bewerbern als Qualitätsmerkmal wahrgenommen, was die Arbeitgebermarke – insbesondere im Sozialwesen – steigern kann.

Anpassung bei Mindestlohn und Minijobs

Seit dem 01.01.2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 Euro brutto pro Stunde. Da die Minijob-Grenze an den Mindestlohn gekoppelt ist, steigt auch diese. Konkret liegt sie seit dem 01.01.2026 bei 603 Euro monatlich. Zusätzlich wurden die Mindestausbildungsvergütungen für Ausbildungsstarts in 2026 angehoben. Im ersten Ausbildungsjahr ist beispielsweise eine Mindestvergütung von 724 Euro brutto pro Monat vorgesehen.

Arbeitszeiterfassungs-Pflicht gilt

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Arbeitszeiten erfasst werden können. Sowohl Beginn, als auch Ende und Dauer des Arbeitstages müssen minutengenau erfasst werden. Wichtig hierbei: Arbeitgeber müssen diese Zeiterfassung sofort umsetzen, sofern noch nicht geschehen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales verweist darauf, dass ein Abwarten auf ein neues Gesetz zur Arbeitszeiterfassung keine Option ist. Die Erfassung ist derzeit auch handschriftlich gültig, ein digitales System ist nicht zwingend erforderlich.

EU AI Act: Kontrollierter KI-Einsatz und KI-Kompetenz

Der EU AI Act ist seit 01.08.2024 in Kraft und gilt gestaffelt: Seit dem 02.02.2025 gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz. Der Bereich Personalentscheidungen und Personaleignung gilt dabei als Hochrisiko-Kontext. Wenn KI Bewerbungen sortiert, Eignung bewertet oder Personalentscheidungen vorbereiten soll ist dies rechtlich problematisch. Aus diesem Grund wurden im Zuge des AI Act auch das Verbot der KI-Nutzung in bestimmten Einsatzgebieten erlassen. Weitere Regeln, insbesondere für Anbieter von KI-Modellen, gelten seit dem 02.08.2025.

• Erstellen Sie eine klare Regelung, welche KI-Tools verwendet werden, welche Daten diese verarbeiten und für welche Entscheidungen diese herangezogen werden
• Führen Sie KI-Schulungen für HR-Kräfte durch, sodass diese über Know-How im kontrollierten KI-Umgang verfügen
• Prüfen Sie die Anbieter der Softwaren, mit denen Sie zusammenarbeiten hinsichtlich Datenschutz und Dokumentation
• Gestalten Sie HR-Prozesse so, dass am Ende immer ein Mensch verantwortet und nachvollziehbar entscheidet

Kündigungen: Sendungsstatus und Einlieferung reichen als Nachweis nicht aus

Eine weitere Gesetzesänderung 2026 betrifft das Thema Kündigung. Ein häufiger Praxisfehler ist nicht die Kündigung selbst, sondern der Nachweis des Zugangs. Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass Einlieferungsbeleg und Sendungsstatus beim Einwurf-Einschreiben für sich genommen kein sicherer Beweis für den Zugang sein müssen; der Sendungsstatus ersetzt den Auslieferungsbeleg nicht. Arbeitgeber und HR-Kräfte sollten Zustellwege mit belastbarem Nachweis festlegen – idealerweise als persönliche Übergabe mit einer weiteren Person als Zeuge oder durch genaue schriftliche Dokumentation.

Änderungen bei Sozialversicherung und Lohnsteuer

Die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung liegt seit 01.01.2026 bei 69.750 € jährlich, was einem Monatsgehalt von 5.812,50 Euro entspricht. Der Zusatzbeitrag für die Sozialversicherung steigt im Durchschnitt auf 2,9 Prozent. Zudem entfällt ab dem 01.01.2026 die getrennte Abgabe von Beitragsnachweisen nach Rechtskreis (Ost / West). Es genügt nun ein gemeinsamer Nachweis.

Für das Sozialwesen besonders relevant sind die Neuerungen beim Grundfreibetrag, Kindergeld und der Kilometerpauschale. Der Grundfreibetrag steigt 2026 auf 12.348 Euro pro Jahr, das Kindergeld auf 259 Euro pro Kind pro Monat. Auch die Kilometerpauschale wird erhöht und beträgt nun 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer.

Wer im Rentenalter freiwillig weiterarbeitet, kann mit der geplanten Aktivrente bald bis zu 2.000 € monatlich steuerfrei hinzuverdienen. Diese Gehaltsbezüge sind aber nach wie vor sozialversicherungspflichtig. Im Lohnsteuerabzug entfällt ab Januar 2026 die Mindestvorsorgepauschale; bei privat versicherten Beschäftigten werden relevante Beiträge elektronisch gemeldet und in der Abrechnung berücksichtigt.

Pauschale für Ehrenamt und Überleitung steigt

Viele Organisationen im Sozialwesen arbeiten mit Ehrenamtlichen zusammen. 2026 steigen deren steuerliche Pauschalen. Die Ehrenamtspauschale liegt nun bei 960 Euro und die Übungsleiterpauschale bei 3.300 Euro jährlich. Das kann helfen, ehrenamtliches Engagement leichter zu ermöglichen und eine saubere Abrechnung vorzunehmen.

Checkliste: So setzen Arbeitgeber im Sozialwesen die neuen Vorgaben um

Um die Gesetzesänderungen 2026 gezielt umzusetzen, müssen Arbeitgeber und HR-Kräfte folgende Aufgaben durchführen:

• Einführung eines Zeiterfassungssystems, das minutengenau den Beginn, das Ende und die Dauer des Arbeitstages erfasst (sofern noch nicht vorhanden).
• Aktualisierung des Mindestlohns und der Minijob-Grenze in Vertragsmustern. Gegenrechnen bei bestehenden Minijob-Verträgen. Azubi-Vergütungen prüfen.
• Anpassung der Rechengrößen Krankenversicherung und Renten- und Arbeitslosenversicherung in der Payroll-Software, sowie Anpassung der Freibeträge und Pauschalen.
• Führungskräfte auf Arbeitszeitschutz und Ruhezeiten sensibilisieren

Spätestens zur Jahresmitte müssen Arbeitgeber und HR-Kräfte folgende Umsetzungen planen:

• Die Entgeltlogik dokumentierten und für Entgelttransparenz in Stellenausschreibungen sorgen
• HR-Kräfte und Leitungskräfte auf transparente Gehaltsgespräche schulen
• Kompetenzen in der KI-Nutzung schulen und einen kontrollierten KI-Einsatz im Unternehmen gewährleisten
• KI-Tools im Recruiting auf Risiko, Transparenz und Datenflüsse prüfen