Sonderurlaub ist im Sozialwesen zu einem wichtigen Instrument der Mitarbeiterbindung geworden. Soziale Organisationen stehen heute im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte, denn ein marktübliches Gehalt und ein sicherer Arbeitsplatz allein reichen oft nicht mehr aus, um Mitarbeitende langfristig zu binden. Eine bezahlte Freistellung über den regulären Jahresurlaub hinaus ermöglicht Beschäftigten, persönliche Ausnahmesituationen zu bewältigen und zeigt Wertschätzung für ihre individuellen Lebenslagen. Dieser Text beschäftigt sich mit den Grundlagen und gängigen Regelungen des Sonderurlaubs.
Sonderurlaub – Definition und gesetzliche Regelung
Im Sozialwesen bezeichnet „Sonderurlaub“ eine zusätzliche Freistellung von der Arbeit, die nicht dem regulären Erholungsurlaub zugerechnet wird, sondern für persönliche Ausnahmesituationen gedacht ist. Mitarbeitende können sich so für die Dauer eines besonderen Ereignisses, etwa die eigene Hochzeit, die Geburt eines Kindes, einen Trauerfall im engen Familienkreis oder einen unaufschiebbaren Umzug, von der Arbeit befreien lassen und behalten ihren Vergütungsanspruch.
Rechtlich basiert diese Möglichkeit auf § 616 des Bürgerlichen Gesetzbuchs: Der Gesetzgeber gesteht Beschäftigten zu, „für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ von der Arbeit fernzubleiben, wenn sie aus persönlichen Gründen, die sie nicht selbst verschuldet haben, gehindert sind. Welche Ereignisse darunterfallen und wie lange die Freistellung dauert, legt das Gesetz jedoch nicht fest. Deshalb werden Anlässe und Zeiträume meist in Tarifverträgen der jeweiligen Branche, in Betriebsvereinbarungen oder im Arbeitsvertrag geregelt.
Typische Anlässe für Sonderurlaub
Auch im sozialen Arbeitsumfeld gibt es immer wieder Situationen, in denen Mitarbeitende kurzfristig aus persönlichen Gründen freigestellt werden müssen. Die folgenden Beispiele geben einen Überblick über häufige Anlässe, die tatsächliche Dauer richtet sich nach tariflichen oder betrieblichen Regelungen.
Dringende Arzttermine
Können medizinische Behandlungen nicht außerhalb der Arbeitszeit wahrgenommen werden, etwa bei spezialisierten Facharztterminen, Operationen oder akut notwendigen Eingriffen, gewähren viele Träger bezahlten Sonderurlaub. Dieser umfasst üblicherweise die Dauer der Behandlung sowie die erforderlichen Wegezeiten.
Familienfeste und Lebensereignisse
Bei freudigen Anlässen wie der eigenen Hochzeit oder der Eintragung einer Lebenspartnerschaft stellen soziale Einrichtungen meist einen Sonderurlaubstag bereit, dasselbe gilt häufig für die Hochzeit eines eigenen Kindes. Bei der Geburt des eigenen Kindes profitieren Mütter vom Mutterschutz, während Väter oder begleitende Partner nach TVöD häufig einen Tag bezahlt freigestellt werden.
Trauerfälle
Tritt der Tod eines nahen Angehörigen ein, etwa eines Elternteils, Partners oder Kindes, benötigen Mitarbeitende Zeit, um den Verlust zu verarbeiten und organisatorische Fragen zu klären. In solchen Fällen werden in der Regel zwei Tage Sonderurlaub gewährt.
Umzug und Pflege
Muss ein Mitarbeitender aufgrund einer innerbetrieblichen Versetzung umziehen, erlauben viele Träger einen Tag Freistellung, um den Umzug zu organisieren. Ebenso besteht bei akuten Pflegesituationen die Möglichkeit, Angehörige kurzfristig zu betreuen. Die Anzahl der Tage variiert je nach Schwere und Dringlichkeit, liegt jedoch häufig zwischen einem und vier Tagen.
Betriebliche Jubiläen und staatsbürgerliche Pflichten
Für langjährige Betriebszugehörigkeit, zum Beispiel zum 25- oder 40‑jährigen Jubiläum, ist in vielen Organisationen ein zusätzlicher Urlaubstag vorgesehen. Wer staatsbürgerliche Pflichten wahrnimmt, etwa als ehrenamtlicher Richter oder Schöffe, wird für die Dauer des Einsatzes freigestellt.
Sonderurlaub für ehrenamtliches Engagement
Viele Beschäftigte in der sozialen Arbeit engagieren sich auch außerhalb ihres Berufes für die Gesellschaft, etwa in der Jugendhilfe, in Wohlfahrtsverbänden oder als Vorstandsmitglieder eines Vereins. Einige Bundesländer haben hierfür spezielle Sonderurlaubsgesetze geschaffen.
Nordrhein‑Westfalen
Das Sonderurlaubsgesetz NRW gewährt ehrenamtlich in der Kinder‑ und Jugendhilfe tätigen Personen, die mindestens 16 Jahre alt und bei einem privaten Arbeitgeber angestellt sind, einen Anspruch auf bis zu acht Arbeitstage Freistellung pro Kalenderjahr. Der Antrag muss der Mitarbeiter spätestens sechs Wochen vor der Maßnahme stellen, und der Arbeitgeber kann nur aus zwingenden betrieblichen Gründen ablehnen. Eine Lohnfortzahlung erfolgt nicht, der Verdienstausfall kann jedoch über den Maßnahmenträger beim Land NRW erstattet werden.
Berlin
In der Hauptstadt verpflichtet das Ausführungsgesetz zum Kinder- und Jugendhilfegesetz Arbeitgeber seit 2020, ehrenamtliche Jugendleiter für bis zu zwölf Arbeitstage pro Jahr freizustellen. Eine Ablehnung ist nur bei zwingenden betrieblichen Interessen möglich. Eine Lohnfortzahlung findet nur statt, wenn Arbeits‑ oder Tarifvertrag dies vorsehen, andernfalls erfolgt die Freistellung unbezahlt.
Empfehlung für soziale Träger
Auch in Bundesländern ohne spezielle Gesetze können soziale Einrichtungen das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeitenden unterstützen, indem sie freiwillig Sonderurlaub für gemeinnützige Tätigkeiten gewähren. Eine entsprechende Regelung in der Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag zeigt Wertschätzung für gesellschaftliches Engagement und stärkt das Arbeitgeberimage.
Außergewöhnliche Sonderurlaubsmodelle
Neben den klassischen Sonderurlaubsanlässen entwickeln sich zunehmend kreative Modelle, die über die gesetzlichen Mindeststandards hinausgehen und als modernes Benefit verstanden werden. Sie helfen, Mitarbeitende zu binden und das soziale Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren.
Kulturelle Freistellungen
In einigen Bundesländern oder Regionen erhalten Mitarbeitende einen bezahlten „Feiertagsurlaub“ für lokale Bräuche. Ein bekanntes Beispiel ist der Rosenmontag im Rhein‑Main‑Gebiet, der als außergewöhnlicher Sonderurlaub gewährt werden kann. Auch Freistellungen für besondere religiöse oder ethnische Feiertage sind denkbar, insbesondere in multikulturellen Teams.
Unvorhersehbare Ereignisse
Bei Naturkatastrophen wie Hochwasser oder Sturmschäden, die den Arbeitsweg unmöglich machen oder die Familie betreffen, gewähren viele soziale Träger ebenfalls eine sofortige Freistellung. Diese Fälle sind nicht gesetzlich definiert, werden aber aus Fürsorgepflicht und organisationaler Flexibilität ermöglicht.
Innovative Sonderurlaubsmodelle
Moderne Unternehmen experimentieren mit neuen Freistellungsformen. Dazu zählen:
- Period Leave: Freie Tage für menstruierende Mitarbeitende, um gesundheitliche Beschwerden auszugleichen
- Unhappy Leave: Kurzfristiger Urlaub zur Bewältigung persönlicher Krisen wie Trennungen oder Trauerphasen
- Volunteering Leave: Zusätzliche Urlaubstage für freiwillige Arbeit in gemeinnützigen Projekten
- Haustier‑ und Adoptionsurlaub: Freistellung zur Eingewöhnung eines adoptierten Kindes oder eines neuen Haustieres
Umsetzung von Sonderurlaub
Damit Sonderurlaub im sozialen Arbeitsumfeld ein wirkungsvoller Benefit bleibt, sollten Träger klare Prozesse etablieren. Die folgenden Empfehlungen helfen bei der Umsetzung.
Regelungen schriftlich fixieren
Anlässe und Dauer des Sonderurlaubs sollten in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträgen verbindlich festgehalten werden. Dabei können sich soziale Einrichtungen an branchenspezifischen Regelwerken (etwa diakonischen Tarifverträgen oder Arbeitsvertragsrichtlinien) orientieren.
Transparente Kommunikation
Mitarbeitende müssen wissen, welche Ansprüche sie haben und wie sie Sonderurlaub beantragen. Ein standardisiertes Antragsformular mit notwendigen Nachweisen (zum Beispiel Geburts‑ oder Trauerbescheinigungen) erleichtert die Bearbeitung. Informationsmaterialien im Intranet oder auf Aushängen können die Rahmenbedingungen erläutern.
Ehrenamt gezielt fördern
Detaillierte gesetzliche Regelungen zum ehrenamtlichen Sonderurlaub finden sich in einigen Bundesländern. Soziale Träger ohne gesetzliche Verpflichtung können überlegen, freiwillig vergleichbare Freistellungen zu gewähren, um gesellschaftliches Engagement zu unterstützen.
Flexibilität bewahren
Unvorhersehbare Ereignisse wie Naturkatastrophen, familiäre Notlagen oder kulturelle Feiertage lassen sich nicht immer in Tabellen abbilden. Daher sollten Führungskräfte im Einzelfall eine angemessene Freistellung prüfen und dabei betriebliche Belange sowie die persönliche Situation der Mitarbeitenden berücksichtigen.
Kultur des Vertrauens schaffen
Eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur erleichtert den Umgang mit Sonderurlaub. Mitarbeitende sollten sich nicht scheuen, ihre Bedürfnisse anzusprechen. Gleichzeitig muss das Team Verantwortung übernehmen, um Ausfälle abzufedern. Vertrauen und ein starkes Miteinander sind im Sozialwesen unverzichtbar.
