> Umfang: Teilzeit 90% > Befristung: unbefristet > Vergütung: TV-L EG 5 > Beginn: 01.10.2025

Für die Programmlinien Musisches Zentrum und studium generale suchen wir eine/n

Verwaltungsbeschäftigte/n (m/w/d)

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.

Die Programmlinien Musisches Zentrum (MUZ) und studium generale sind im Department für Geisteswissenschaften dem Zentrum für Allgemeine Wissenschaftliche Weiterbildung (ZAWiW) zugeordnet. Im MUZ können insbesondere Studierende und andere Angehörige der Universität Angebote der klassischen und populären Musik, der bildenden und darstellenden Kunst, Tanz und Wort besuchen. Im studium generale werden fächerübergreifende Angeboten für Hörende aus allen Bereichen und für die Öffentlichkeit angeboten. Für dieses Sekretariat suchen wir eine/n Verwaltungsangestellte/n.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokauffrau/mann oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung mit gängigen Anwendungsprogrammen, wünschenswert auch SAP, Typo3
• Erfahrung in der Finanzverwaltung und Veranstaltungsorganisation
• Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, sicheres und freundliches Auftreten
• Selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Word und Schrift. Wünschenswert wären Englischkenntnisse
• Kommunikation mit unterschiedlichen Statusgruppen in der Universität, Künstler/innen und freien Mitarbeitenden

Ihre Aufgaben:

• Verwaltungsmäßige Führung der laufenden Geschäfte der Programmlinien (Büroorganisation, Termin-, Programm- und Raumplanung, Pflege der Webseite; Schlüsselverwaltung, Geldannahmestelle, Betreuung der Beteiligten, Dienstreisen, Unterstützung der Geschäftsführung und Gremien)
• Verwaltungsaufgaben im Rechnungswesen/Finanzen (Bestellungen, Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung, Überwachung der Haushaltskonten, Finanzberichte, administrative Unterstützung der Initiativgruppen im MUZ)
• Verwaltungsaufgaben im Personalwesen (Mitarbeitende, SHK, Dozent: innen, Vorbereitung von Ausschreibungen/ Einstellungen/ Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeitnachweise, Urlaubskartei)
• Verwaltungsaufgaben im Bereich Lehre und Weiterbildung (Organisation von thematischen Ringvorlesungen, Seminaren und Workshops, Betreuung und Datenverwaltung der Teilnehmenden)
• Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz
• Ansprechpartner/in für Dozent: innen, Assistenzen, IG-Leitungen, Kooperationspartner und Teilnehmende
• Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Printmaterial, Betreuung der Webseite, Social Media

Wir bieten:
Die Universität Ulm und was wir bieten:
Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!

> Referenz-Nr.: 25099 > Bewerbungsfrist: 02.09.2025

Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung.

Ansprechpartner für weitere Informationen:
Dr. Markus Marquard , Tel. +49 731 50-26600

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal