Zwischenzeugnis: Formen und Nutzen

Ein Zwischenzeugnis spielt im Berufsleben eine wichtige Rolle. Es dokumentiert Leistungen und Aufgaben, obwohl das Arbeitsverhältnis noch besteht. Viele Arbeitnehmer beantragen es, wenn sich im Unternehmen etwas verändert oder wenn sie sich beruflich neu orientieren möchten. Gleichzeitig wirft das Thema Fragen auf: Wann besteht ein Anspruch? Welche Formen gibt es? Und welche Inhalte sind wichtig? Der folgende Artikel erklärt die wichtigsten Grundlagen, zeigt typische Anwendungsfälle auf und gibt einen verständlichen Überblick rund um das Zwischenzeugnis.

Was ist ein Zwischenzeugnis?

Ein Zwischenzeugnis ist eine besondere Form des Arbeitszeugnisses. Es unterscheidet sich vom Endzeugnis, weil es nicht erst am Ende des Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird, sondern während einer laufenden Beschäftigung oder vor deren Beendigung. Arbeitnehmer können also jederzeit ein Zwischenzeugnis beantragen, wenn es dafür einen nachvollziehbaren Anlass gibt.

Das Zwischenzeugnis ist eine schriftliche Zusammenfassung der bisherigen Arbeitstätigkeit. Darin beschreibt der Arbeitgeber die Aufgaben, die Position sowie die Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters. Außerdem bewertet er die Arbeitsweise, die Fachkenntnisse und das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden.

Dadurch erhalten Beschäftigte eine offizielle und aktuelle Einschätzung ihrer Leistungen. Ein Zwischenzeugnis schafft somit Klarheit über den eigenen Leistungsstand. Gleichzeitig dient es als wichtige Grundlage für Bewerbungen oder interne Veränderungen, zum Beispiel bei einem Abteilungswechsel oder einer Beförderung.

Zwischenzeugnis – Hintergrund zur Thematik

Ein Zwischenzeugnis sichert oft die bisher gezeigten guten Leistungen ab. Wenn der Arbeitgeber darin zum Beispiel eine gute oder sehr gute Leistung bestätigt, dann kann er im späteren Endzeugnis in der Regel keine deutlich schlechtere Bewertung vornehmen. Das liegt daran, dass er grundsätzlich an den Inhalt des Zwischenzeugnisses gebunden ist. Dadurch entsteht für Arbeitnehmer eine gewisse Sicherheit.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieses Recht ist in § 109 der Gewerbeordnung festgelegt. Gemeint ist hier jedoch das Endzeugnis, nicht das Zwischenzeugnis.

Wichtig ist: Es gibt keinen ausdrücklichen gesetzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Dennoch gehört seine Ausstellung zu den sogenannten Nebenpflichten des Arbeitgebers. Das bedeutet, dass Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis ausstellen müssen, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers besteht, zum Beispiel bei einem Vorgesetztenwechsel, einer Versetzung oder eben bei einer Bewerbung.

Dabei ist zu beachten, dass viele Unternehmen sensibel reagieren, wenn ein Zwischenzeugnis angefordert wird. Der Grund dafür ist nachvollziehbar: Ein großer Teil der Anfragen – Schätzungen gehen von rund 80 Prozent aus – steht im Zusammenhang mit einer geplanten Bewerbung. Trotzdem dürfen Arbeitgeber die Ausstellung nicht ohne sachlichen Grund verweigern, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt.

Zwischenzeugnis – Formen

Grundsätzlich gibt es zwei Formen des Zwischenzeugnisses: das einfache und das qualifizierte Zwischenzeugnis. Beide unterscheiden sich deutlich im Umfang und in der Aussagekraft.

Das einfache Zwischenzeugnis ist streng strukturiert und beschränkt sich auf objektive sowie überprüfbare Fakten. Es beschreibt vor allem die Tätigkeit des Arbeitnehmers. Außerdem führt es auf, welche Aufgaben übertragen wurden und ob diese ordnungsgemäß erfüllt werden. Teilweise nennt es auch zusätzliche Aufgaben, die freiwillig oder ergänzend übernommen wurden. Eine persönliche Bewertung der Leistung oder des Verhaltens enthält diese Form jedoch nicht.

Das qualifizierte Zwischenzeugnis ist deutlich ausführlicher und detaillierter. Es stellt zunächst ebenfalls die einzelnen Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche dar. Darüber hinaus enthält es jedoch eine Bewertung der Leistungen und eine Beurteilung des Sozialverhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden. Damit bietet es ein umfassendes Bild der bisherigen Arbeit.

Inhaltlich und formal unterscheidet sich das qualifizierte Zwischenzeugnis kaum vom klassischen Endzeugnis. Deshalb wird es in der Praxis deutlich häufiger verlangt, vor allem wenn es für eine Bewerbung genutzt werden soll.

Zwischenzeugnis – Anwendungsgebiete

Ein Zwischenzeugnis kann aus unterschiedlichen Gründen sinnvoll oder sogar notwendig sein. Voraussetzung ist in der Regel ein berechtigtes Interesse. Typische Anwendungsfälle sind:

• Langjähriges Arbeitsverhältnis: Besteht das Arbeitsverhältnis bereits seit vielen Jahren, verändern sich häufig Strukturen, Aufgaben und Zuständigkeiten. Deshalb ist es sinnvoll, die bisher erbrachten Leistungen schriftlich festzuhalten. So sichern sich Mitarbeiter eine aktuelle Beurteilung ihres bisherigen Werdegangs.
• Wechsel des direkten Vorgesetzten: Kommt eine neue Führungskraft ins Team, kann sie die Leistungen und das Verhalten der Mitarbeiter oft noch nicht realistisch einschätzen. Außerdem bewertet sie möglicherweise anders als ihr Vorgänger. Daher empfiehlt es sich, vor dem Wechsel ein Zwischenzeugnis zu beantragen.
• Versetzung oder interner Stellenwechsel: Bei einer Versetzung in eine andere Abteilung oder an einen anderen Standort ändern sich in der Regel die Aufgaben und Verantwortungsbereiche. Häufig geht damit auch ein Vorgesetztenwechsel einher. Ein Zwischenzeugnis dokumentiert die bisherigen Leistungen im alten Tätigkeitsbereich.
• Elternzeit oder Sabbatical: Längere Abwesenheiten wie Elternzeit oder ein Sabbatical sind ebenfalls triftige Gründe. Während dieser Zeit kann sich im Unternehmen vieles verändern, zum Beispiel durch Umstrukturierungen oder neue Führungskräfte. Deshalb ist es sinnvoll, vor der Auszeit eine aktuelle Leistungsbewertung zu erhalten.
• Betriebsübergang oder Fusion: Bei einem Betriebsübergang oder einer Fusion wechselt oft der Arbeitgeber. Im ungünstigsten Fall fallen sogar Stellen weg. In solchen Situationen haben Arbeitnehmer auf Wunsch Anspruch auf ein Zwischenzeugnis, um ihre bisherigen Leistungen zu dokumentieren.
• Vorlage bei Behörden oder vor Gericht: Müssen Arbeitnehmer bei Behörden oder vor Gericht ihre berufliche Situation nachweisen, kann ein Zwischenzeugnis erforderlich sein. In diesen Fällen stellt die Personalabteilung in der Regel ein einfaches Zwischenzeugnis aus.

Zusammengefasst gilt: Immer dann, wenn sich wesentliche Rahmenbedingungen des Arbeitsverhältnisses ändern oder eine offizielle Leistungsdokumentation benötigt wird, ist ein Zwischenzeugnis gerechtfertigt.

Zwischenzeugnis – Konzept

Ein Zwischenzeugnis gilt rechtlich als Urkunde. Deshalb muss der Arbeitgeber es schriftlich ausstellen. Das bedeutet konkret: Es wird in Papierform übergeben und eigenhändig unterschrieben. Eine digitale Version allein reicht nicht aus.

Sprachlich wird es immer im Präsens formuliert. Schließlich besteht das Arbeitsverhältnis weiterhin. Außerdem enthält es kein Enddatum, da die Beschäftigung zum Zeitpunkt der Ausstellung noch andauert.

Wichtig ist auch die Frage nach der Frist: Eine gesetzlich festgelegte Frist für die Ausstellung gibt es nicht. Wenn Arbeitnehmer jedoch aus einem triftigen Grund ein Zwischenzeugnis beantragen, muss der Arbeitgeber den Antrag unverzüglich bearbeiten. Das bedeutet, dass er ohne schuldhaftes Zögern reagieren und das Dokument zeitnah ausstellen muss.

Zwischenzeugnis – Nutzen

Ein Zwischenzeugnis dokumentiert die bisherige Tätigkeit und bewertet die Leistungen während eines laufenden Arbeitsverhältnisses. Dadurch erhalten Arbeitnehmer eine offizielle und aktuelle Einschätzung ihrer Arbeit.

Besonders wichtig ist es bei Bewerbungen, da es potenziellen Arbeitgebern einen Überblick über Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Leistung gibt. Gleichzeitig sichert es gute Bewertungen ab, denn diese können im späteren Endzeugnis in der Regel nicht ohne Weiteres verschlechtert werden.

Zudem schafft ein Zwischenzeugnis Transparenz. Es zeigt klar, wie Vorgesetzte die Arbeitsleistung einschätzen, und bietet damit eine gute Grundlage für die weitere berufliche Entwicklung.