Wie in jedem Unternehmen gibt es auch in einem Pfarrbüro viele Dinge, die terminiert, abgesprochen, koordiniert und aufgezeichnet werden müssen. Für diese Dinge ist eine Pfarrsekretärin zuständig, die als rechte Hand des Pfarrers betrachtet werden kann. Sie muss über den Dienst- und Einsatzplan des Pfarrers genauestens informiert sein, um Termine, Veranstaltungen, Anfragen und alles, was den Aufgabenbereich des Pfarrers betrifft, zu koordinieren.
Allerdings unterscheidet sich das Berufsbild von dem einer Sekretärin in einem weltlichen Unternehmen. Zwar werden in jedem Büro Akten verwaltet, Schriftstücke aufgesetzt und Terminabsprachen vorgenommen, in einem Pfarrbüro braucht es jedoch noch weitere Kompetenzen. Hier zählt auch der menschliche Aspekt, denn oftmals geht es um Gefühle, die dem Pfarrer in die Hände gelegt werden sollen. Auch dafür ist eine Pfarrsekretärin zuständig.
Was macht man als Pfarrsekretärin?
Als Pfarrsekretärin ist man dem Pfarrer der Gemeinde unterstellt und übernimmt nach Absprache die notwendigen Aufgaben. Dazu zählen die Annahme von Telefonaten, Gespräche mit Besuchern, die Teilnahme an Dienstgesprächen sowie die Bearbeitung der Post und des Schriftverkehrs. Auch die Beschaffung von Arbeitsmitteln oder die verwaltungstechnische Mitarbeit bei Veranstaltungen innerhalb der Kirchengemeinde gehören zu den Aufgabenbereichen einer Pfarrsekretärin.
Zunehmend gehört auch der Umgang mit den sozialen Medien zum Arbeitsalltag. Ankündigungen und Informationen, die die Gemeindemitglieder erreichen sollen, werden nicht nur in den dafür vorgesehenen Informationskästen ausgehängt. Auch für Pfarrsekretärinnen führt der digitale Fortschritt zu einer großen Erweiterung des Arbeitsfeldes.
Für wen macht die Weiterbildung Sinn?
Die Weiterbildung zur Pfarrsekretärin eignet sich besonders für:
- Kaufmännisch ausgebildete Personen oder Fachkräfte aus der Verwaltung, die organisatorische und bürokratische Aufgaben im kirchlichen Kontext übernehmen möchten – zum Beispiel in Pfarrbüros, Dekanaten oder Gemeindeverwaltungen.
- Bürokaufleute, Verwaltungsfachkräfte oder Sekretariatskräfte, die in einer kirchlichen Gemeinde als zentrale Anlaufstelle für Gemeindemitglieder arbeiten wollen.
- Quereinsteiger mit Büro- oder Verwaltungserfahrung, die über Fortbildungen kirchenspezifische Kenntnisse erwerben und in einem pastoralen Umfeld arbeiten möchten.
Wenn es darum geht, den Pfarralltag organisatorisch zu gestalten, Termine und Veranstaltungen zu koordinieren, Kirchendokumente zu verwalten und Gemeindemitglieder freundlich zu empfangen oder zu beraten, ist diese Tätigkeit entscheidend. Pfarrsekretärinnen sind oft erste Kontaktpersonen für Gemeindemitglieder, unterstützen das Pfarrteam in administrativen Prozessen und tragen dazu bei, dass kirchliche Angebote und Abläufe strukturiert und zuverlässig funktionieren.
Wie läuft die Fortbildung zur Pfarrsekretärin ab?
Pfarrsekretärin ist kein Ausbildungsberuf. Mit den entsprechenden Grundvoraussetzungen werden die notwendigen Fähigkeiten durch verschiedene Weiterbildungen erworben.
Diese werden in jedem Bistum individuell erstellt und angeboten, deshalb gibt es keine einheitliche Struktur. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass sich die Fortbildung in Grund- und Aufbaukurse untergliedern. Hinzu kommen Kurse, um beispielsweise die PC-Kenntnisse oder kommunikative Fähigkeiten auszubauen.
Auch im rechtlichen Bereich muss eine Pfarrsekretärin über Kompetenz verfügen. Für die Verwaltung von Liegenschaften, Friedhöfen oder Kindergärten braucht es ebenso rechtliches Hintergrundwissen wie bei der Ausfertigung von Dienstverträgen und Personalbögen, der Führung von Konten und Kassen sowie im Umgang mit dem Haushalts- und Rechnungswesen. Diese Themenschwerpunkte werden häufig in einzelnen Seminaren angeboten und sind nach Bedarf wählbar.
Voraussetzungen
Wer als Pfarrsekretärin arbeiten möchte, sollte eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung besitzen. Hinzu kommen mehrere Jahre Berufserfahrung oder eine mehrjährige Arbeitserfahrung in einem vergleichbaren Beruf.
Dauer und Aufbau
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, besteht der nächste Schritt in der Teilnahme an oftmals verpflichtenden Fortbildungen. Diese sind in Grund- und Aufbaukurse sowie fachspezifische Weiterbildungen unterteilt, die in der Regel jeweils fünf Tage dauern.
Inhalte und Abschluss
Für die Inhalte der Weiterbildungsmaßnahmen sind die einzelnen Bistümer verantwortlich. Die Auswahl der Weiterbildungen wird aufgrund der vereinbarten Tätigkeitsfelder getroffen. Das Aufgabengebiet ist breit gefächert, deshalb wird beim Berufseinstieg klar definiert, welche Tätigkeiten in welchem Umfang von der Pfarrsekretärin zu übernehmen sind.
Am Beispiel der Erzdiözese Freiburg werden folgende Inhalte vermittelt:
| Kurs | Inhalte |
| Grundkurs |
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| Aufbaukurs |
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Im Anschluss an den erfolgreichen Abschluss erhalten alle Teilnehmerinnen ein Zertifikat.
Passt die Fortbildung als Pfarrsekretärin zu mir?
Für den Beruf einer Pfarrsekretärin braucht es nicht nur die Fähigkeit, den Büroalltag kompetent zu organisieren. Das Arbeiten mit einem PC und die Anwendung der notwendigen Software sollten selbstverständlich sein. Neben diesen Dingen spielt das Thema der Seelsorge eine große Rolle. Pfarrsekretärinnen müssen in der Lage sein, allen Bedürfnissen der Menschen mit Geduld und Fürsorge zu begegnen. Außerdem sollten sie fest im Glauben stehen, der die Grundlage jeglicher Arbeit bildet.
Stellenangebote
Pfarrsekretärin – Kosten der Fortbildung
Es gibt Fortbildungen zur Pfarrsekretärin, die kostenpflichtig sind. Ebenso gibt es verschiedene kostenfreie Angebote. Hier entscheidet der Standort des Arbeitgebers. Beispielsweise gilt für die Diözese Freiburg: AVO gewährt 5 Tage Dienstbefreiung für Fortbildung. Die Kosten für die Grund- und Aufbaukurse werden in der Regel erstattet.
Pfarrsekretärin – Gehalt im Berufsleben
Das Gehalt einer Pfarrsekretärin variiert je nach Bundesland. Dabei bezieht sich der erstgenannte Wert auf den Berufseinstieg, die zweite Angabe beschreibt die Bruttogehaltshöhe nach mehreren Jahren Berufserfahrung sowie bei zunehmender Qualifikation:
- Brandenburg: 2.100 bis 2.900 Euro
- Nordrhein-Westfalen: 2.400 bis 3.400 Euro
- Bayern: 2.500 bis 3.400 Euro
- Thüringen: 2.100 bis 3.000 Euro
- Hessen: 2.500 bis 3.500 Euro
Wie sieht der Berufsalltag als Pfarrsekretärin aus?
Der Beruf der Pfarrsekretärin vereint organisatorisches Geschick mit einer engen Anbindung an das kirchliche Gemeindeleben. Als zentrale Anlaufstelle im Pfarrbüro sind sie häufig erste Ansprechpartnerin für Gemeindemitglieder, Seelsorger sowie externe Stellen.
Karriere bei Religion und Kirche
Sinnstiftende Berufe bei konfessionellen Arbeitgebern, von der Seelsorge bis zur Verwaltung - mit Gehaltsangaben und möglichen Weiterbildungen.
Wo arbeitet man als Pfarrsekretärin?
Als Pfarrsekretärin ist man in der Regel im Pfarrbüro einer Kirchengemeinde tätig. Typische Einsatzorte sind folgende:
- Pfarrbüros von Kirchengemeinden
- Pfarrverbände oder Seelsorgeeinheiten
- Gemeindeverwaltungen in Bistümern / Dekanaten
- Kirchliche Verwaltungsstellen oder Ordinariate
- Caritative oder diakonische Einrichtungen mit kirchlicher Trägerschaft
Arbeitszeiten
Pfarrsekretärinnen arbeiten ganz- oder halbtags. Ein stundenweiser Einsatz ist auch möglich, wenn das Arbeitsaufkommen innerhalb einer kleineren Gemeinde nicht sehr groß ist. Normalerweise liegt die Arbeitszeit innerhalb der 5-Tage-Arbeitswoche. Es kann aber auch vorkommen, dass ein Wochenendeinsatz notwendig wird. Dies ist von den vereinbarten Tätigkeiten abhängig, die man als Pfarrsekretärin übernimmt.
Stellenangebote
Welche Berufsperspektiven hat man als Pfarrsekretärin?
Die Arbeitsaufgaben als Pfarrsekretärin sind sehr vielfältig. Man sollte ein Allrounder sein, der sich im praktischen und zwischenmenschlichen Bereich auskennt und handlungsfähig ist. Als Pfarrsekretärin sieht jeder Tag anders und abwechslungsreich aus. Es gibt Schreibarbeiten zu erledigen und Termine abzustimmen, aber auch Gespräche mit Menschen, Abstimmungen für Taufen, Hochzeiten und Gottesdienste.
Fort- und Weiterbildung
Die Aufstiegsmöglichkeiten als Pfarrsekretärin sind zwar begrenzt – als rechte Hand des Pfarrers gibt es auf der klassischen Karriereleiter keine weiteren Stufen –, doch durch gezielte Fortbildung können zusätzliche Handlungsfelder erschlossen werden, etwa in der Verwaltung, Organisation oder Öffentlichkeitsarbeit. Diese erweiterten Aufgabenbereiche werden in der Regel auch zusätzlich vergütet. Weiterbildung stärkt nicht nur die fachliche Kompetenz, sondern eröffnet auch neue Einsatzmöglichkeiten innerhalb der kirchlichen Verwaltung und pastoralen Arbeit.
Weiterbildungen im Sozialwesen
Auch im Sozialwesen ist lebenslanges Lernen wichtig. Von Fortbildungen bis zu Weiterbildungen zum Aufstieg auf der Karriereleiter und für bessere Gehaltsstufen.
Passende Jobs
Passende Stellen findet man bei Sozial-Karriere. Hier gibt es Jobs als Sekretär, Jobs als Seelsorger und Jobs als Diakon.
