Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen auch bisher befreite Arbeitgeber in Deutschland bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch führen. Die bisher mögliche Befreiung von der elektronischen Führung endet zum 31. Dezember 2026. Künftig müssen die betroffenen Unterlagen digital, strukturiert und im Rahmen von Betriebsprüfungen jederzeit nachvollziehbar bereitgestellt werden. Der folgende Beitrag zeigt, welche Änderungen ab 2027 gelten, welche Entgeltunterlagen betroffen sind und wie Arbeitgeber im Sozialwesen die Umstellung rechtzeitig vorbereiten können.

Das ändert sich ab 2027

Mit dem Jahreswechsel 2026/2027 endet die Möglichkeit, sich von der bereits bestehenden Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen befreien zu lassen. Im Rahmen der Betriebsprüfung kontrollieren die Rentenversicherungsträger künftig, ob die erforderlichen Unterlagen vollständig, elektronisch und prüfungsfähig vorliegen. Das bloße unsortierte Speichern eingescannter Dokumente genügt nicht. Die Unterlagen müssen eindeutig strukturiert, den jeweiligen Beschäftigten zugeordnet und jederzeit verfügbar sowie unverzüglich lesbar sein.

Ziel der elektronischen Führung ist es, Betriebsprüfungen effizienter zu gestalten und die Nachvollziehbarkeit lohnrelevanter Sachverhalte zu verbessern. Die elektronischen Entgeltunterlagen sind dabei von den Daten der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung, kurz euBP, zu unterscheiden. Bei der euBP werden Daten aus der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung über ein systemgeprüftes Programm an die Rentenversicherung übermittelt. Begleitende Belege werden dagegen bei Bedarf nach Abstimmung mit dem zuständigen Rentenversicherungsträger bereitgestellt.

Hat ein Arbeitgeber eine wirksame Befreiung erhalten, müssen die davon erfassten schriftlichen Entgeltunterlagen für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 nicht nachträglich digitalisiert werden.

Elektronische Entgeltunterlagen: Welche Dokumente dazugehören

Die Verpflichtung umfasst nicht nur klassische Entgeltabrechnungen. Besonders relevant sind die sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV. Sie dokumentieren lohn- und sozialversicherungsrechtlich relevante Sachverhalte und müssen grundsätzlich elektronisch geführt werden. Typische Beispiele sind:

Welche Unterlagen im Einzelfall erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis ab. Je nach Tätigkeit oder Beschäftigungsform können zusätzliche Nachweise erforderlich sein, etwa zur Sozialversicherung, Ausbildung oder Arbeitszeit.

Was Arbeitgeber im Sozialwesen besonders beachten sollten

Gerade im Sozialwesen treffen häufig unterschiedliche Beschäftigungsmodelle aufeinander. Teilzeitkräfte, Minijobber, Werkstudenten, Auszubildende oder befristet Beschäftigte bringen jeweils unterschiedliche Nachweispflichten mit sich.

Hinzu kommen sensible personenbezogene Daten, die datenschutzkonform verarbeitet und gleichzeitig für Betriebsprüfungen nachvollziehbar dokumentiert werden müssen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und Lohnbuchhaltung ist dabei entscheidend. Nur wenn beide Bereiche dieselben Prozesse und Ablagestrukturen nutzen, lassen sich Entgeltunterlagen vollständig, rechtssicher und prüfungsfähig verwalten.

Befreiung bis Ende 2026

Bis zum 31. Dezember 2026 können Arbeitgeber noch einen Antrag auf Befreiung von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung stellen. Diese Möglichkeit besteht jedoch ausschließlich für Zeiträume bis Ende 2026.

Die Übergangsregelung sollte nicht dazu verleiten, die Digitalisierung aufzuschieben. Vielmehr bietet sie Arbeitgebern die Gelegenheit, bestehende Prozesse zu überprüfen und die elektronische Dokumentenführung schrittweise einzuführen. So lassen sich organisatorische Anpassungen rechtzeitig umsetzen und mögliche Schwierigkeiten vor Inkrafttreten der neuen Vorgaben vermeiden.

Ab dem 1. Januar 2027 entfällt die Befreiungsmöglichkeit vollständig. Arbeitgeber sollten daher frühzeitig sicherstellen, dass ihre Entgeltunterlagen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und im Rahmen einer Betriebsprüfung elektronisch bereitgestellt werden können.

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So gelingt die Umstellung bis 2027

Die verbleibende Übergangszeit bietet Arbeitgebern die Möglichkeit, bestehende Prozesse zu überprüfen und schrittweise anzupassen. Eine frühzeitige Vorbereitung erleichtert nicht nur zukünftige Betriebsprüfungen, sondern sorgt auch im Arbeitsalltag für effizientere Abläufe.

Checkliste für die Umsetzung

• Alle entgeltrelevanten Unterlagen erfassen.
• Digitale Ablagestrukturen überprüfen und vereinheitlichen.
• Einheitliche Dateibenennung festlegen.
• Zuständigkeiten zwischen HR, Lohnbuchhaltung und Führungskräften definieren.
• Zugriffsrechte und Datenschutzregelungen überprüfen.
• Testläufe für Betriebsprüfungen durchführen.
• Mitarbeiter zu den neuen Abläufen schulen.
• Prüfen, bei welchen unterschriebenen Dokumenten das Original zusätzlich aufbewahrt werden muss.

Bereits kleine organisatorische Anpassungen können dazu beitragen, spätere Nacharbeiten oder Beanstandungen im Rahmen einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Häufige Fehler bei elektronischen Entgeltunterlagen

Bereits kleine organisatorische Mängel können dazu führen, dass Entgeltunterlagen bei einer Betriebsprüfung nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Viele dieser Fehler lassen sich jedoch mit klaren Prozessen und einer einheitlichen Dokumentenverwaltung vermeiden.

Zu den häufigsten Problemen gehören:

• Uneinheitliche oder unklare Dateibenennungen
• Dokumente, die mehrfach oder in unterschiedlichen Versionen gespeichert werden
• Fehlende Zuordnung zu einzelnen Beschäftigten oder Abrechnungszeiträumen
• Unklare Zuständigkeiten zwischen Personalabteilung und Lohnbuchhaltung
• Fehlende oder unvollständige Nachweise
• Die ausschließliche Aufbewahrung der von § 8 Abs. 2 BVV erfassten Unterlagen in Papierform

Auch Unterlagen, die lediglich in E-Mail-Postfächern oder auf persönlichen Laufwerken gespeichert werden, erschweren eine prüfungssichere Dokumentation. Eine zentrale digitale Ablagestruktur schafft hier mehr Übersicht und reduziert den Aufwand bei späteren Betriebsprüfungen.

Die Frist zur Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie in deutsches Recht ist am 7. Juni 2026 abgelaufen. Deutschland hat die Richtlinie jedoch nicht fristgerecht umgesetzt. Was Arbeitgeber bereits jetzt beachten sollten und welche gesetzlichen Änderungen geplant sind, erfahren Sie hier:

• Entgelttransparenz

Fazit

Die verpflichtende elektronische Führung von Entgeltunterlagen ist ein weiterer Schritt zur Digitalisierung von Personal- und Lohnprozessen. Arbeitgeber sollten die verbleibende Übergangszeit nutzen, um bestehende Abläufe zu überprüfen und rechtzeitig an die neuen Anforderungen anzupassen.

Wer Dokumente künftig einheitlich strukturiert, Zuständigkeiten klar regelt und digitale Prozesse frühzeitig etabliert, schafft nicht nur die Voraussetzungen für rechtssichere Betriebsprüfungen, sondern profitiert langfristig auch von effizienteren Verwaltungsabläufen.

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