Ein Arbeitszeugnis wird vom Arbeitgeber nach Ende eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Es enthält Daten zur Beschäftigungsdauer, zur Stellenbezeichnung, eine Bewertung der Leistung und des Verhaltens – und bietet somit ein umfassendes Bild der beruflichen Entwicklung. Je nach Beruf und Branche sind dabei verschiedene Aspekte von Bedeutung. In sozialen Berufen werden beispielsweise besonders die sozialen Kompetenzen bewertet oder auch Fähigkeiten wie Einfühlungsvermögen und Belastbarkeit. Dieser ausführliche Leitfaden erklärt, welche verschiedenen Zeugnisarten es gibt, wie typische Arbeitszeugnis Formulierungen und Sprachcodes interpretiert werden und worauf Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer gleichermaßen achten sollten.
Arbeitszeugnis und rechtliche Rahmenbedingungen
Ein Arbeitszeugnis darf keinerlei diskriminierende Inhalte enthalten, also keine Hinweise auf Religion, ethnische Herkunft, Schwangerschaft oder gesundheitliche Einschränkungen. Ein gesetzlicher Anspruch auf ein Arbeitszeugnis besteht sowohl gemäß § 630 BGB als auch nach § 109 GewO.
Arbeitnehmer haben Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis mit handschriftlicher Unterschrift durch eine vertretungsberechtigte Person. Inhaltlich muss das Zeugnis wohlwollend und wahrheitsgetreu sein, formal strukturiert und frei von Rechtschreibfehlern. Das Zeugnis muss innerhalb einer angemessenen Frist erstellt werden und muss dann aktiv von dem Arbeitnehmer eingefordert werden. Allerdings ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, das Zeugnis per Post zu versenden. Stattdessen muss der Arbeitnehmer es in der Regel persönlich abholen.
Entscheidung über Zeugnisform sicher treffen
Bevor man ein Arbeitszeugnis anfordert, sollte man sicher sein, welche Art gebraucht wird. Denn: Wer sich für ein einfaches Zeugnis entscheidet, kann später kein qualifiziertes Zeugnis nachfordern!
Arten von Arbeitszeugnissen im Überblick
| Zeugnisform | Inhalt |
| Einfaches Zeugnis | Stammdaten, Stellenbezeichnung, Tätigkeitenbeschreibung, Schlussformel |
| Qualifiziertes Zeugnis | Einschätzungen zu Leistung, Sozialverhalten, Kündigungsgrund, Zukunftswünsche |
Zwischenzeugnis vs. Endzeugnis
Arbeitszeugnisse können zu verschiedenen Zeitpunkten im Arbeitsverhältnis angefordert werden. Ein Zwischenzeugnis entsteht während des laufenden Arbeitsverhältnisses – etwa beim Vorgesetztenwechsel oder internem Wechsel. Ein Endzeugnis hingegen wird erst nach Austritt und immer mit Angabe des Kündigungsgrunds erstellt. Mehr zum Zwischenzeugnis findest Du hier:
Arbeitszeugnis anfordern – Muster
Nutze gerne unser Muster für die Anfrage eines Arbeitszeugnisses und passe es individuell an. Hier geht es zum Download als PDF oder Word-Dokument:
Unsere Empfehlung!
Um Zeit und Aufwand zu sparen, empfehlen wir, bereits im Kündigungsschreiben um ein qualifiziertes Zeugnis zu bitten. Alternativ kann man 3 bis 4 Wochen vor Ende der Beschäftigung per E-Mail anfragen.
Typische Struktur eines Arbeitszeugnisses
Diese Punkte dürfen in einem Arbeitszeugnis nicht fehlen und sollten in dieser Reihenfolge erwähnt werden:
- Überschrift: „Arbeitszeugnis“
- Einleitung: Anrede, Name, Position, Dauer des Arbeitsverhältnisses
- Tätigkeitsbeschreibung: Aufgaben und Verantwortungsbereiche
- Leistungsbewertung: Qualität, Quantität, Fachkompetenz, Arbeitsweise
- Sozialverhalten: Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen, Kunden
- Kündigungsgrund: Ursache für das Ende des Arbeitsverhältnisses
- Schlussformel: Dank, Bedauern, Zukunftswünsche
- Datum, Unterschrift und Firmenstempel
- Firmendaten auf offiziellem Briefpapier
Besondere Anforderung für Führungskräfte
Für Mitarbeiter in Führungspositionen ist es wichtig, dass das Zeugnis strategische und unternehmerische Kompetenzen sowie detaillierte Führungsqualitäten einschließt. Außerdem sollte der Kündigungsgrund klar erkennbar sein.
Sprache im Arbeitszeugnis: Formulierungen und Bedeutung
Arbeitszeugnis-Formulierungen beinhalten häufig verschlüsselte Sprache, da sie wohlwollend formuliert sein müssen. Formulierungen, die positiv klingen, können in Wahrheit kritisch sein. Nicht alles ist immer so positiv, wie es sich im ersten Moment liest. Unterschiede machen Personaler durch Anwendung geheimer Codes mittels:
- Satzbau („Wir wünschen weiterhin Erfolg“ vs. „Weiterhin wünschen wir Erfolg“)
- Stärke der Bewertung („sehr“, „stets“, „jederzeit“)
- Steigerungen der Wörter („stets zur vollsten Zufriedenheit“, „zur vollen Zufriedenheit“, „zur Zufriedenheit“)
- Wortwahl („viel Glück“ signalisiert oft verhaltenen Erfolg)
Beispiele und ihre wahre Bedeutung
- „Er war bei Kunden schnell beliebt.“ → „Er gibt zu viel nach.“
- „Der Mitarbeiter bemühte sich, den Anforderungen gerecht zu werden.“ → „Sein Engagement reichte kaum aus.“
- „Er erledigte alle Aufgaben pflichtbewusst.“ → „Er machte nur das Nötigste.“
Formulierungen und ihre Noten
Leistungsbewertung:
- Sehr gut: „stets souverän“, „jederzeit voll überzeugen“
- Gut: „stets zur vollen Zufriedenheit“
- Befriedigend: „erfolgreich“
- Ausreichend: „angepasst“
- Mangelhaft: „entsprach“
- Ungenügend: „bemühte sich“
Sozialverhalten:
- Sehr gut: „jederzeit vorbildlich“
- Gut: „stets freundlich“
- Befriedigend: „professionell“
- Ausreichend: „kein Anlass zu Beanstandungen“
- Mangelhaft: „angemessen“
- Ungenügend: „bemühte sich“
Arbeitszeugnis – Vorlagen
Hilfreiche Muster für Arbeitszeugnisse stehen in verschiedenen Formaten zum Download zur Verfügung. Diese Arbeitszeugnis-Vorlagen lassen sich individuell anpassen und bilden eine solide Grundlage für ein professionelles Zeugnis. Unterschiede zur Bewertung “sehr gut” sind für bessere Transparenz jeweils fett gedruckt. Wichtig: Nicht übertreiben, sondern realistisch bewerten!
- Arbeitszeugnis Vorlage (PDF, sehr gut)
- Arbeitszeugnis Vorlage (Word, sehr gut)
- Arbeitszeugnis Vorlage (PDF, gut)
- Arbeitszeugnis Vorlage (Word, gut)
- Arbeitszeugnis Vorlage (PDF, befriedigend)
- Arbeitszeugnis Vorlage (Word, befriedigend)
Arbeitszeugnis – Formulierungen im direkten Vergleich
Anhand eines Beispiels der Schlussformel aus unseren Mustervorlagen zeigen wir, wie wenige Nuancen den Unterschied zwischen den Noten “sehr gut” bis ungenügend” machen:
Note 1: Frau Mustermann verlässt unser Haus auf eigenen Wunsch. Wir bedauern ihr Ausscheiden außerordentlich, da wir mit ihr eine äußerst geschätzte und sehr kompetente Fachkraft verlieren. Für ihre stets hervorragende Arbeit danken wir ihr ausdrücklich. Wir wünschen Frau Mustermann für ihre berufliche und private Zukunft weiterhin viel Erfolg, Glück und alles Gute.
Note 2: Frau Mustermann verlässt unser Haus auf eigenen Wunsch. Wir bedanken uns für ihre engagierte Mitarbeit und die stets gute Zusammenarbeit. Für ihren weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir ihr weiterhin viel Erfolg und alles Gute.
Note 3: Frau Mustermann verlässt unser Haus auf eigenen Wunsch. Wir danken ihr für die geleistete Arbeit und wünschen ihr für ihren weiteren beruflichen und privaten Weg alles Gute.
Note 4: Frau Mustermann verlässt unser Haus auf eigenen Wunsch. Wir danken ihr für ihre Mitarbeit und wünschen ihr für die Zukunft alles Gute.
Note 5: Frau Mustermann scheidet auf eigenen Wunsch aus dem Dienst. Wir danken ihr für ihre Tätigkeit. Für die Zukunft wünschen wir ihr alles Gute.
Note 6: Frau Mustermann verlässt unsere Einrichtung auf eigenen Wunsch. Wir wünschen ihr für ihren weiteren beruflichen Weg alles Gute.
Zeugnisse meist nur bis Note 3
Die Unterschiede zwischen den verschiedenen Zeugnisversionen liegen vor allem in der sprachlichen Intensität und im Ton der Bewertung. Zum besseren Verständnis haben wir unsere Beispiele bis zur Note 6 durchexerziert. Diese sind allerdings sehr selten und kommen kaum zur Anwendung. In der Praxis werden Arbeitszeugnisse meist bis zur Note 3 (befriedigend) ausgestellt. Eine Bewertung mit Note 4 (ausreichend) kommt oft schon nicht an Kritik vorbei und wird daher eher vermieden.
Arbeitszeugnis Formulierungen – Analyse der Unterschiede
In der sehr guten Version (Note 1) wird die Leistung von Frau Mustermann durchweg mit Superlativen hervorgehoben. Formulierungen wie „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“, „außerordentliches Engagement“ oder „in jeder Hinsicht hervorragend“ unterstreichen, dass ihre Arbeit alle Erwartungen übertroffen hat. Der Ton ist überschwänglich, das Lob konstant und detailliert.
In der guten Version (Note 2) wird die Bewertung etwas zurückgenommen. Zwar bleibt der Gesamteindruck eindeutig positiv, doch Superlative fehlen. Statt „stets zur vollsten Zufriedenheit“ heißt es hier nur noch „zu unserer vollen Zufriedenheit“. Die Sprache bleibt freundlich und anerkennend, doch es fehlt das Besondere, das überdurchschnittliche Element. Der Unterschied zur sehr guten Version liegt also weniger in der Kritik, sondern in der reduzierten Lobintensität.
Mit der befriedigenden Version (Note 3) verändert sich die Tonalität spürbar. Lob wird nun neutralisiert – statt positiver Verstärkung stehen sachliche, teils standardisierte Formulierungen im Vordergrund, etwa „sie erfüllte ihre Aufgaben zu unserer Zufriedenheit“. Eigeninitiative oder besondere Leistungen werden nicht erwähnt. Es entsteht der Eindruck von solider, aber unauffälliger Arbeit ohne herausragende Qualitäten.
Note 4 bis 6 (im Arbeitsalltag selten bis nicht vorhanden)
Die ausreichende Bewertung (Note 4) markiert die Grenze zur Kritik. Hier werden codierte, freundlich klingende Formulierungen verwendet, die in Wahrheit Defizite benennen – zum Beispiel „bemühte sich“, „im Großen und Ganzen zufriedenstellend“ oder „entsprach im Wesentlichen den Anforderungen“. Positives wird nur noch indirekt angedeutet, während Leistungsprobleme bereits mitschwingen.
In der mangelhaften Version (Note 5) wird die Kritik konkreter, wenn auch weiterhin vorsichtig formuliert. Wendungen wie „mit wechselndem Erfolg“ oder „zeigte ein gewisses Maß an Engagement“ deuten klar auf unzureichende Leistungen hin. Fachliche Grenzen und Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit werden angedeutet. Lob fehlt vollständig, und das Zeugnis vermittelt das Bild einer Mitarbeiterin, die mit ihrer Rolle überfordert war.
Die ungenügende Bewertung (Note 6) schließlich macht die Defizite unmissverständlich deutlich – wenn auch rechtlich sehr riskant. Aussagen wie „leider gelang es ihr nur selten, den Anforderungen gerecht zu werden“ oder „entsprach nicht den Erwartungen“ lassen keinen Zweifel daran, dass die Leistungen völlig unzureichend waren. Diese Form von Zeugnis ist in der Praxis selten und muss vom Arbeitgeber klar begründet werden, da sie die berufliche Zukunft massiv beeinträchtigen kann.
Kann man das Zeugnis korrigieren lassen?
Stimmen Teile des Zeugnisses nicht, solltest Du aktiv das Gespräch mit dem Arbeitgeber suchen. Ist das erfolglos, kann ein schriftlicher Widerspruch oder eine Klage folgen. Gerichtliche Klagen können kostenpflichtig sein – je nach Streitwert. Beratung durch Rechtsschutz oder Prozesskostenhilfe kann sinnvoll sein. Unter Umständen besteht auch der Anspruch auf Schadenersatz, wenn das Zeugnis verweigert wird oder unrichtig ist und dadurch ein Schaden entstanden ist. Dieser muss vom Arbeitnehmer dargelegt und bewiesen werden, um den Schadenersatz geltend zu machen.
Zeugnis selbst korrigieren ? - Gefahr Urkundenfälschung
Manipulationen am Zeugnis (z. B. nachträgliche Unterschriftenänderung) stellen Urkundenfälschung dar – strafbar bis zu fünf Jahren Haft. Im schlimmsten Fall kann dies zur fristlosen Kündigung führen.
Alternativen zum klassischen Zeugnis
Inzwischen werden auch Arbeitsbeschreibungen, Referenzen, Empfehlungsschreiben oder Kunden-Testimonials als ergänzende Bewerbungsunterlagen akzeptiert – besonders im Selbstständigen- oder Beratungsbereich.
Traditionelle Arbeitszeugnisse sind in vielen Branchen nach wie vor Standard, insbesondere im Angestelltenverhältnis. Doch in zunehmend flexiblen Arbeitskontexten – etwa bei Selbstständigen, Projektarbeitenden, Freelancern oder Beratern – ist ein klassisches Zeugnis oft nicht verfügbar oder wenig aussagekräftig. Deshalb kommen hier andere Nachweise zum Einsatz:
Gängige Alternativen im Überblick
- Arbeits- oder Tätigkeitsbeschreibungen: dokumentieren Aufgaben, Projekte und Verantwortlichkeiten – ideal, wenn kein formales Zeugnis vorliegt
- Referenzen: ehemalige Auftraggeber oder Vorgesetzte geben eine persönliche, schriftliche oder telefonische Einschätzung zur Arbeitsweise
- Empfehlungsschreiben: formale, meist schriftliche Bewertungen von Projektpartnern oder Vorgesetzten – ähnlich dem Zeugnis, aber freiwillig und oft persönlicher
- Kunden-Testimonials: kurze, oft öffentlich einsehbare Statements von Kunden (z. B. bei Freiberuflern) über Qualität, Zusammenarbeit und Ergebnisse
Wann sind diese Alternativen sinnvoll?
- bei freiberuflicher Tätigkeit ohne festen Arbeitgeber
- in Start-Ups oder modernen Agenturen, wo keine Zeugnisstruktur etabliert ist
- als ergänzender Nachweis zur klassischen Bewerbung, um weiche Faktoren wie Persönlichkeit, Kundenorientierung oder Teamfähigkeit hervorzuheben
Passende Stellenangebote finden
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